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年度工作报告

2011年度工作报告

发表日期:2012-05-29  浏览次数:1738 次

 
2011年,基金会进入从初创到规范化发展的一年,各项工作有序执行。2010年底,理事长为基金会确定了主要的工作目标:通过专业化的项目执行,建立慈弘的核心价值,扩展慈弘的品牌影响,创造良好的外部环境,以促进基金会的健康发展,2011年新开助学点30所,项目惠及学生5万人。截止到2011年12月31日,基金会的各项工作完成既定目标,在社会上形成了一定的口碑。树立了慈弘的品牌和影响力。
 
一 项目工作
(一)2011年慈善项目数据汇总
1.2011年慈弘各主要项目在青海全省推广。截止到2011年12月,慈弘助学点规模达到44所,本年度慈弘项目受益学生总计63860人次。
2011年,项目部在2010年三所助学点试点的基础上,在青海省乐都县、同仁县、大通县、互助县、民和县、玉树州囊谦县、湟中县、湟源县、尖扎县以及四川省马边彝族自治县等12个县,32个乡,设立慈弘助学点,截止到2011年12月,慈弘助学点规模达到44所,项目点50所(村一级慈弘项目落实点小学)。慈弘慈善项目惠及的学校达到94所学校。
2慈弘每天增加一顿饭项目本年度惠及学生:1130人。
3慈弘一对一助学项目本年度惠及学生:295人。
4慈弘图书角项目,共设立812个图书角,惠及学生39329
5慈弘奖学金项目,30所慈弘助学点设立,共计1381名学生获奖
7慈弘爱心字典项目,共募集善款:89190元,惠及学生8907人;募集二手爱心字典工具书2179册,其中50%以上为英汉词典。
  8慈弘冬季温暖项目:在北京、青岛、长春等城市发动募集10次,发送到11所学校,惠及学生一万余人;募集善款:73370元,采购冬衣432套,落实在青藏高原腹地的三个与世隔绝的村小,惠及小学生432人。
附表:

项目名称
项目内容
规模
金额
惠及学生
每天增加一顿饭
补贴伙食
 
423900
1130
一对一助学
学费资助
 
213550
295
图书角
每一个班级配备图书角
812
1008089.68
39329
奖学金
奖励优秀学生
1381人+120人
461880+463.80(奖状邮寄费)
1501
爱心字典
全新字典
 
88958
8907
二手字典
2179
1797.78(运费)
2179
冬季温暖
采购冬衣
519
80316.13
519
募集冬衣
10
14847.70(运费)
10000
总 计
 
 
2293803.09
63860 

(二)项目管理
2011年,基金会的各个主要公益项目进入到规范化运作、规模化复制的阶段。在项目执行的每一个环节流程,都力图保证严谨、公开、透明。
 
1.项目实施管理
l         项目部落实了项目痕迹管理流程。每一个慈善项目执行的全部过程均严格记录、存档,网上公示。
l         在流程管理上,实行了项目责任人制,加强了对项目执行的各个环节的管控。
l         实行片区负责人制,在项目总监的统筹安排管理下,各个片区由片区负责人落实项目。与项目负责人形成双重的立体管理,确保项目落实的扎实到位。
慈弘项目执行的核心优势是项目执行的细致、严谨、规范、务实。在2011年,慈弘加强了对项目各个环节的管理,确保每一个项目每一个环节的落实执行,都由专人负责,责任到人,慈善项目善款落实到分,落实到实际需要帮助的人。
2.项目制度建设
2011年,基金会制定了项目立项范本、各慈善项目流程制度及文件、项目风险管控机制、项目反馈机制、专项项目财务管理办法、义工管理培训条例、工作站管理条例等相关制度文件,在制度建设上,确保基金会项目工作的合法合规。
(三)义工及工作站管理
2011年,慈弘项目工作的规模比上一年度增加了10倍,慈弘的义工团队发挥了巨大的作用,成为落实慈弘项目工作中一支不可缺少的支撑队伍。
1.      2011年,慈弘的登记注册的核心义工有55人。
(1)按照片区划分:青海片区 35人,山东片区6人,北京片区10人,天津片区1人,江苏片区1人,吉林片区2人。
(2)按职能划分
l         项目组:35人,主要是青海片区的学校助学联系人、青海当地政府、NGO组织、个人等负责协调落实慈弘项目的核心义工。
l         捐助组:11人,负责组织北京、山东、吉林等地二手衣物及字典募集的活动。
l         档案组:7人,负责整理慈弘贫困生档案、档案资料上传网站后台等工作。
l         专业组:2人,主要是负责慈弘的法务、会计、网站等专业。
2.      制定义工站章程、义工登记管理办法
3.      义工培训。对北京站全体义工、青岛义工站负责人进行基金会制度讲解、项目执行培训,并根据义工的特长和意愿,分到不同的职能组,在不同活动中,更有效、快捷的发挥义工的作用。
4.      各地工作站积极发挥作用,组织当地的募集捐赠
2011年,慈弘义工和志愿者在慈弘各项工作中发挥了巨大作用。2011年全年的爱心字典募集、冬衣募集等项目,基本上由慈弘的各地工作站义工完成。
5.      青海当地的项目组义工,成为慈弘项目当地落实、反馈的主要力量。
2011年全年,青海当地慈弘各项慈善项目的落实,35名项目组义工发挥了核心作用。项目部通过对义工的培训、项目跟踪反馈、风险控制等各环节流程的落实,将每一个义工的责任明确到位。在慈弘项目在西部的调研、执行、反馈中发挥了巨大的作用。
 
二 内部管理及外联工作
2011年,基金会在内部管理及外联工作方面,进入到规范化发展的年份。
(一)内部管理
1.      制度建设
l         2011年,通过基本制度的制定与执行,初步建立较为完备的制度体系,保障基金会工作的合法合规性,同时也明确了项目管理机制、工作程序、绩效考核与问责机制。详细内容参见行政外联部的年度工作总结。
l         制定并执行痕迹管理制度。对项目的考察、立项、执行、评估过程进行管理,利于项目风险控制、财务监督、效果评估,同时为基金会年检与评估工作奠定基础。
l         明确慈弘慈善项目的信息反馈及信息公示制度。
l         进一步明晰基金会组织架构。2011年基金会对管理层级、部门分工与员工岗位职责进行梳理与细化,明确考核标准,形成有序的管理机制。并招聘两名新员工(项目部一名,行政外联部门一名),扩充人员队伍。
2.      加强员工专业能力培训
l         2011年度,基金会组织员工参加了各项专业技能培训,从理论素质到实际工作技能培养上,都给每一个员工提供了自我发展的空间和平台。2011年全年,基金会组织专业培训学习四次,内部培训每月一次。目前,在基金会形成了良好的学习提高的风气。
l         专业化的培训学习提高了每一个慈弘人的专业技能和职业素养。在项目调研、立项、执行、监督、验收反馈、信息公示、财务预算、项目评估等各个环节上,慈弘员工及参与的义工都能有清晰的思路。对于基金会未来的专业化发展提供了坚实的能力基础。
3.      加强档案管理,完善归档制度
l         2011年,基金会加强了档案的管理工作,并将档案工作作为内部管理及项目工作的一个重要支撑。
l         目前共建档4大类,分为:项目档案(细分为:实地调研报告、发放报告、年度报告、立项文件、已完成项目报告、验收评估报告)贫困生档案、助学点档案、合同及协议(细分为:购销协议、合作协议、捐赠协议)9小类。
4.      主抓基金会官网,建设公开透明的立体慈善网络平台。
l         2011年,基金会主抓了基金会官方网站的建设,做好了项目、财务信息的即时公示,目前在业内形成了良好口碑。
l         另外基金会积极拓宽新的公示平台,建设基金会官方微博,并积极鼓励义工开设微博,开启微公益。目前在微博上的项目公示已经起到了巨大的作用。。
      5.财务工作
l       截至今2011年12月31日,基金会收支状况如下:
货币捐赠收入:1196094.20元;
银行理财、利息收入:8783.45元;
项目支出:1885347.31元;
会计劳务费、银行服务费、物流费用等行政开支:18587.31元。
l         制度完善。制定基金会财务工作流程、员工廉洁自律规定、财务报销流程、专项基金(项目)财务管理办法,在项目痕迹管理过程中注重对财务支付与收入的监督管理,实现管理制度化、有序化。
l       厉行节俭,有效控制基金会行政开支。
l       做好基金会的财务公示。配合前方的项目执行,行政部做好了基金会网站的财务信息收支公示,及每月财务公示。慈弘的财务公示细化到每一个项目,细化到每一天的收入和支出。正因如此严谨的财务公示,慈弘获得了数以千计的义工、捐助人的信任和支持。
(二)外联工作
1通过慈弘图书角项目发布会,建立了慈弘媒体资源库
2011年2月23日,基金会联合人民文学出版社、中国青年出版社等机构,共同召开新闻发布会,发布慈弘图书角项目。人民日报、光明日报、人民日报海外版、中国教育报、新京报、新浪网、人民网、搜狐网、网易等32家主流媒体参会。《人民日报(海外版)》、光明日报、中国教育报、北京日报、京华时报、新京报、北京晚报等主流媒体均以大篇幅报道慈弘图书角项目,共20余家报纸媒体报道慈弘项目,新浪网、人民网、凤凰网、搜狐等10余家门户网站等进行报道及转载。在活动中,基金会逐步推广慈弘项目,并建立自己的媒体库,与各媒体保持良好的沟通。现慈弘媒体库共有纸媒35家,门户网站等网络媒体5家、国家级杂志5家。
2.与各兄弟基金会加强沟通。共同学习提高,并在一定程度上合作,推进慈弘项目
l         基金会与麦田慈善基金会、香港小平教育基金、格桑花西部助学组织、青海海东地区宗喀慈善会、青海雪域仁济慈善基金会、北京桂馨慈善基金会、北京西部阳光基金会等兄弟组织有良好的沟通合作。其中,格桑花、麦田基金会目前是慈弘的西部合作者,为我们落实西部的助学项目。
l         通过北京市民政局主管领导的介绍,基金会与北京主要的志愿者协会希望旅程建立了良好的关系,为未来在北京的社区、学校募集工作打开了局面。
3.与国内知名高校联合,做好慈弘品牌及机构知名度的推广
目前,慈弘凭借项目执行的公开透明,在业内形成了一定的口碑。2011年6月、11月,慈弘受邀为北京大学高等人文学院、清华大学公共管理学院、新闻学院的学生进行了两次讲座。讲解慈弘慈善项目的管理及执行、公益项目执行中的法律问题与公众监督。讲座得到了良好的反响。
4.推广品牌项目——慈弘图书角项目
l         2011年8月,“慈弘图书角”项目参加2011年度儿童救助项目评选,在476个参选项目中,被第三方专家评审团评为第一名,于2011年10月28日获得中华儿慈会授予10万元项目执行资助款。到2012年4月,将在青海助学点落实冠名慈弘图书角72个。
l         2011年,加大了对慈弘图书角图书角项目的推广,截止到2011年11月为止,慈弘已经落实的个人及外部机构捐助的冠名图书角达到53个。
5.向社会机构、政府企事业单位推广慈弘项目,拓宽募款渠道。同时也提高了慈弘的品牌影响及社会知名度。
l         与机构协作发展。基金会今年9月与人民文学出版社合作发起售书捐赠活动,今年在人文社出版的茅奖获奖作品《天行者》、《推拿》每售出一本,作者刘醒龙、毕飞宇和人文社各捐赠0.1元用于慈弘图书角。10月已收到首笔善款20312元。
l         10月,基金会与莆田北京商会共同发起“玉树之行·慈善捐赠”活动,在一周内募集善款239850元。
l         2011年9月,与中国青年出版社中青人公司合作,中青人首次捐助善款36338元,在慈弘助学点设立中青人图书角16个。
l         2011年10月,慈弘与新华社青海分社共同发起冬衣募集,为玉树州帐篷小学里的孩子们送去温暖。同月,北京方面与高盛投资共同发起慈弘温暖项目募集。各个参与慈弘温暖项目的机构、公司均表示出更多参与慈弘公益活动的愿望。
l         慈弘青岛工作站积极与青岛市市南区团委、教育局联系,市南区团委下发红头文件,号召辖区内10所中学为慈弘的西部助学点捐新华字典、英汉词典等工具书1553册,发往青海省循化县白庄乡学区的五所乡村中小学。当地主要媒体《齐鲁晚报》《青岛晚报》对此进行了报道。
 
三 目前存在的问题及解决方案
2011年,基金会经过了一年的发展,各项工作按照既定的目标落实到位。目前基金会尚存在问题。
1.    基本制度建设不够完善,目前尚缺少部分项目管理方面的制度流程。
l         解决方案:在2012年的工作中,基金会将完善与项目相关的各项制度流程的建设,以确保执行中的顺畅。同时,基金会将制定严谨规范的立项书范本、各类调研报告、项目验收报告、已完成项目报告范本。
2.    员工的专业化程度和管理水平还有较大提高空间。
l         解决方案:在未来的工作里,慈弘将加强对员工的培训,定期组织学习,加大与高校、同行业基金会及研究机构的联系,开设内部讲座,建设一个学习型基金会,让学习提高成为慈弘的工作基调。
3.    项目执行及落实过程中,还需要进一步细化、深化。
l         在2012年的工作里,慈弘将通过试点启动(选取两到三所试点学校)、经验推广的方式,在慈弘助学点推广一些学校执行落实的先进经验。并在已开设慈弘助学点里启动慈弘有奖征文、演讲比赛等活动,来深化项目,以达到预期的目标。
4.    慈善项目的反馈还可以进一步细化与深入
l         解决的方案
(1)     首先明确规定每一个项目的反馈机制的具体内容,包含期间的调研报告、图表等流转环节,设置好反馈的时间节点。责任到人,确保反馈的及时有效准确。
(2)     对于捐助人的信息反馈,由行政部具体负责,制定有效的反馈制度,明确时间节点及责任人,采取有效的方式,比如短信微信微博网站公示等各种方式,及时推广优秀项目及活动,也及时做好续捐、活动组织等后续工作。
五 2012年度工作规划
(一)          总体思路
1.      建设学习型基金会
2.      基金会项目工作、内部管理、外联工作的全面规范化
3.      加强信息公示,建设透明公开的公益平台
(二)          重点工作
项目工作
1.      继续加强慈弘图书角项目的落实及深化。推广好慈弘的品牌项目。
2.      针对西部学校的现实,结合国家政策的调整,设计新的助学项目,以实际帮助西部学子,如慈弘一对一孤儿单亲资助项目等。
3.      在四川省凉山地区推广慈弘项目,设立新助学点。做好试点的工作。
4.      锻炼项目团队,使每一个人都成为项目管理者。
5.      严格按照项目立项的规范流程落实项目,保障慈弘项目的可控性、有效性。
内部管理及行政外联:
1.      全面规范基金会各项制度、文件、档案、合同等,为基金会年检及评估做好准备。
2.      规范项目管理的各项制度、流程。包含:项目调研、立项制度;项目执行;项目保障机制、项目风险控制机制、项目预算机制、项目组织调配制度、项目评估验收制度等。
3.      组织落实好每月的学习,提升员工的实际工作技能及管理能力。
4.      继续加强信息公示工作,严格按照慈弘信息公示制度做好工作。
5.      加强外联工作,继续扩大慈弘的社会影响力及慈弘品牌影响力。
详细工作计划,见项目部及行政外联部的2012年工作计划。
                                     北京慈弘慈善基金会
                                                                                                                2012年2月1日

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